Seringkali kita menemui point yang tertulis "mampu berkomunikasi dengan baik" di kualifikasi rekrutmen tenaga kerja baru. Namun, bagaimana cara mengimplikasikannya dengan benar?
Sebelumnya, perlu dipahami terlebih dahulu bahwasanya komunikasi merupakan elemen yang penting dalam bisnis. Oleh karena itu memerlukan strategi yang tepat untuk diterapkan supaya setiap orang dalam tim tetap memiliki tujuan yang sama dengan alur yang terstruktur.
.jpg?1638785387804)
Salah satu teknik komunikasi yang bisa dipelajari sebeluim memasuki dunia kerja yaitu teknik Top-Down Communication.
Teknik atau konsep ini sering dipakai oleh konsultan, namun sebenarnya bisa diaplikasikan di semua bidang termasuk untuk komunikasi dengan tim, dengan atasan, dengan pasangan, hingga komunikasi dengan klien sekalipun.
Berfokus pada kebutuhan lawan bicara dan berorientasi pada hasil, mari kita bahas lebih lanjut mengenai teknik ini!
Apa Itu Top-Down Communication?
Dilansir dari Bizfluent.com Top-Down Communication dapat diartikan sebagai sebuah metode penyampaikan komunikasi, instruksi dan informasi dalam sebuah kelompok secara hierarkis.
Mulai dari informasi yang bersumber dari atasan yang kemudian turun ke manajerial, lalu pada akhirnya akan diterima oleh semua tingkatan dalam tim, harus selaras dan tersampaikan dengan baik, jelas, tepat, dan benar.
Teknik Top-Down Communication berperan penting pada strategi komunikasi ini.
.jpg?1638785430049)
Contoh Penerapan Top-Down Communication
Top-Down Communication dimulai dari menyampaikan insight pokok/kesimpulan, baru kemudian menyampaikan data-data dan insight pendukung. Jangan sampai kebalik, ya! Contohnya seperti ini:
Kamu adalah seorang Sales, kamu beserta tim diminta oleh atasanmu untuk melakukan riset pasar di daerah Kalimantan. Kamu diminta untuk mencari data dan menganalisis apakah sebaiknya kita perlu memperluas pasar untuk daerah Kalimantan. Lalu setelah itu bos meminta laporan hasil progress. Begini cara jawabnya:
Cara menjawab yang salah :
"Jadi Tim sudah riset A, B, berdasarkan sumber C. Ternyata ditengah-tengah proses riset ada halangan X, sehingga kami harus melakukan Y. Dari riset tersebut menghasilkan Z. Akhirnya karena Z, dapat disimpulkan bahwa kita tidak perlu memperluas pasar di Kalimantan"
Belibet, kan? Sebab atasan kamu tidak perlu tahu detail kamu sudah melakukan apa saja atau seberapa besar effort yang tim kamu keluarkan. Kembali lagi bahwa kamu berorientasi pada "hasil", dalam hal ini adalah kebutuhan daroi lawan bicaramu.
Cara menjawab yang benar dengan Top-Down Communication :
"Jadi memperluas pasar ke Kalimantan, tidak tepat untuk dilakukan. Alasanya A, B, dan didukung oleh data C."
Berasa atau tidak bedanya? Lebih efektif dan efisien, bukan?! Lawan bicaramu akan lebih mudah menangkap maksud dan tujuan penyampaian informasimu.
Baca Juga : Mengintip Dunia Programmer, Apa yang Tidak Dikatakan di Kampus!
Tips Melakukan Top-Down Communication
.jpg?1638785460208)
1. Pahami siapa lawan bicaramu
Sebelum menyampaikan sebuah informasi menggunakan teknik ini, perlu kamu pahami siapa penerimanya. Pertimbangkan, apakah ia membutuhkan informasi itu? Apakah informasi tersebut relevan dengannya? Sesuaikanlah.
2. Coba untuk menggunakan perumpamaan, analogi dan cerita
Dengan menggunakan perumpamaan, akan jauh lebih mudah diingat daripada terlalu banyak informasi bertele-tele.
3. Jujur
Baik dalam kehidupan pribadi maupun bisnis, tidak ada orang yang suka dibohongi. Saat menyampaikan sebuah pesan, tanyakan pada diri sendiri bahwa "apakah informasi yang saya sampaikan ini jujur dan tidak ada yang terlewat?".
4. Persilahkan orang lain untuk bertanya
Tidak semua pendapat bisa diterima. Ada yang bisa dipertimbangkan dan ada juga yang bisa langsung diterima seketika itu juga. Terlepas dari apapun pendapatnya, memberi kesempatan orang lain akan membuat lawan bicara merasa didengar. Sehingga kedepannya, kamu bisa mendapatkan banyak insight yang juga bermanfaat untuk strategi komunikasi dalam tim mu ketika di dunia kerja.
5. Ulangi
Ketika kamu berada dalam sebuah tim dan dipercaya untuk memimpin, maka mau tidak mau kamu harus memaksa anggota tim untuk bertindak melalui apa yang sudah kamu arahkan secara terus menerus. Hal ini akan menciptakan kebiasaan baru dimana semakin lama, anggota tim mu akan terbiasa tanpa harus selalu mengulang arahan yang sama.
Nah itu dia penjelasan tentang teknik komunikasi yang bisa kamu terapkan ketika memasuki dunia kerja, terutama jika kamu bekerja secara tim.
Namun perlu digarisbawahi bahwa tidak semua kasus bisa menggunakan teknik Top-Down Communication, kembali kepada konteks pembicaraan. Adakalanya teknik Bottom-Up Communication lebih cocok. Wah, apa lagi tuh? Kita bahas di artikel lain, ya!
Referensi :
https://twitter.com/MFaizGhifari/status/1352243524767424513?s=20
https://www.alert-software.com/blog/top-down-communication
https://www.predictiveindex.com/blog/top-down-communication/