Pernah mendengar istilah manajemen proyek? Atau, kamu pernah berkolaborasi dalam sebuah proyek? Dalam sebuah proyek, tentu harus ada manajemen yang mengatur alur kerja dan kolaborasi tim agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik.
Lalu, apa sih sebenarnya manajemen proyek itu? Dan apa pentingnya bagi pekerjaan? Nah, kamu bisa menemukan jawabannya di artikel ini.
Pengertian Manajemen Proyek
Manajemen proyek merupakan salah satu tata cara dalam mengelola berbagai aktivitas dari sebuah bisnis yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu. Manajemen ini bermanfaat untuk mengatur alur kerja sebuah proyek dari awal hingga selesai.
Fokus paling pokok dari manajemen proyek adalah untuk mencapai semua tujuan akhir proyek dengan dana, waktu, dan batasan yang ada. Bisa dibilang, manajemen proyek adalah kunci kesuksesan dalam melakukan dan menyelesaikan sebuah proyek yang sudah ditugaskan.
Tahapan Manajemen Proyek
Setidaknya terdapat 5 fase atau tahapan manajemen proyek. Apa sajakah itu?
Tahap 1: Initiation (Permulaan)
Pada tahap ini, biasanya akan terdapat diskusi yang membahas sejumlah aspek. Meliputi tujuan, ruang lingkup, risiko, anggaran, timeline pengerjaan, sampai pemilihan project manager. Kemudian, tim juga akan mempertimbangkan apakah proyek ini layak untuk dilakukan atau tidak.
Tahap 2: Planning (Perencanaan)
Setelah semua aspek sudah didiskusikan dan dipertimbangkan dengan matang, maka kemudian dilakukan tahap selanjutnya yakni perencanaan. Bisa dibilang, perencanaan adalah aspek paling penting dalam manajemen proyek. Hal tersebut dikarenakan seluruh rincian pelaksanaan proyek akan dibahas secara detail berdasarkan kebutuhan klien.
Yang perlu dibahas dalam tahap ini meliputi sumber daya, waktu, anggaran, lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja, hingga berbagai risiko yang mungkin terjadi. Tidak hanya itu, seluruh hal yang bersifat administratif dan teknis juga didesain di tahap ini supaya dapat dilaksanakan dengan baik.
Tahap 3: Execution (Penerapan/Implementasi)
Implementasi adalah bagian paling vital dari sebuah manajemen proyek. Setelah rancangan proyek disusun dan sudah disetujui oleh manajer dan stakeholder yang terkait. Maka, rencana yang sudah dibuat bisa dieksekusi di tahap ini.
Penerapan rencana sendiri mulai dari perekrtutan tim, menentukan leader dan vendor, dan lain sebagainya. Nah, di tahap ini, project manager berperan signifikan dalam memastikan bahwa seluruh kegiatan operasional dapat dilaksanakan berdasarkan rancangan yang telah ditentukan.
Tahap 4: Monitoring & Control (Pengawasan)
Hal yang tak kalah penting dalam pengerjaan proyek adalah pengawasan berupa monitoring dan kontrol. Tahap ini sama sekali tidak boleh dilewatkan. Di sini, project manager bertugas untuk memantau seluruh kegiatan operasional secara berkala. Tujuannya, agar bisa mencegah dan meminimalisir terjadinya risiko dan kegagalan yang berdampak pada kesuksesan dan hasil akhir proyek.
Tahap 5: Closure (Penyelesaian)
Tahap terakhir dari manajemen proyek adalah penyelesaian. Setelah tujuan proyek sudah dicapai, maka penggunaan sumber daya dihentikan.
Kemudian perjanjian kontrak dengan berbagai pihak luar yang terlibat sebelumnya diakhiri oleh project manager. Tidak hanya itu, di tahap ini, tim juga harus mengarsipkan berbagai dokumen penting dan juga membuat laporan untuk diserahkan pada stakeholder.
Manfaat Manajemen Proyek
Lalu, apa pentingnya manajemen proyek untuk efektivitas kerja? Berikut beberapa manfaatnya.
- Mengatasi risiko agar mudah ditangani
- Mengoptimalkan potensi tim
- Merancang planning dengan tepat dan sesuai kebutuhan
- Menjaga integrasi dan kualitas
- Mengatur anggaran
- Menyelesaikan proyek secara tepat waktu
- Mempermudah pendelegasian tugas
- Membangun komunikasi yang baik
Baca Juga : Cara Menerapkan Sistem Kanban dalam Manajemen Produksi Bisnis
Contoh Aplikasi Manajemen Proyek
Berikut beberapa rekomendasi aplikasi manajemen proyek yang bisa kamu gunakan.
Trello
Menggunakan aplikasi ini, kamu bisa merasakan kemudahan untuk menyelesaikan sebuah proyek sederhana bersama tim. Di aplikasi ini, kamu bisa menemukan berbagai fitur seperti card, board, urgency label, scheduling, dan masih banyak lagi.
OrangeScrum
Kamu cari aplikasi manajemen proyek yang cocok untuk skala menengah ke bawah? Nah, OrangeScrum bisa jadi pilihan yang tepat!
Aplikasi ini menyediakan berbagai fitur seperti Gantt Chart, Task Management, Task Report, dan lain sebagainya. Secara umum, aplikasi ini dapat kamu andalkan untuk membantu berbagai proyek yang skalanya belum termasuk kompleks dan besar.
ProofHub
Aplikasi yang dirilis pada tahun 2011 ini menawarkan berbagai fitur yang memudahkan pengelolaan berbagai proyek sehingga lebih sistematis. Fitur-fitur yang tersemat di aplikasi ini antara lain meliputi “Projects”, “Announcements”, “Project Status” dan lain sebagainya. Selain itu, aplikasi ini juga dapat mudah diintegrasikan dengan berbagai platform populer seperti Onedrive, Dropbox, dan lain-lain
Itu dia ulasan mengenai pentingnya manajemen proyek untuk efektivitas kerja yang perlu kamu tahu. Untuk kamu siswa SMK jurusan OTKP, kamu bisa mengikuti Kelas Manajemen Proyek dengan Trello di Gamelab. Kelas ini bisa kamu ikuti buat kamu yang mengikuti Kelas Industri di Gamelab Indonesia.
Selain itu, banyak program unggulan lain di Gamelab yang bisa kamu ikuti untuk meningkatkan skill. Mulai dari magang online, akademi online, dan masih banyak lagi. Yuk cek programnya di sini!
Referensi:
https://www.jagoanhosting.com/blog/manajemen-proyek-adalah/
https://ipqi.org/mengapa-project-management-begitu-penting/
https://www.harmony.co.id/blog/manajemen-proyek-pengertian-tujuan-dan-contohnya
https://tomps.id/17-aplikasi-manajemen-proyek-terbaik-2021-ini-juaranya/