Saat ini, sudah banyak individu perusahaan yang memanfaatkan teknologi digital untuk efisiensi. Salah satu buktinya adalah pengiriman surat yang sudah tidak lagi menggunakan kertas fisik, melainkan dalam bentuk digital (file). Sebab, surat-menyurat termasuk melamar pekerjaan saat ini bisa dilakukan dengan menggunakan email.
Cara Membuat Email yang Benar
Sebenarnya, tidak ada perbedaan antara email biasa dengan email lamaran pekerjaaan. Yang membedakan hanya pada si penerima email dan pastinya ‘body’ atau isi email itu sendiri.
Pada email pribadi, penerima bisa siapa saja baik itu teman, saudara atau lainnya. Sedangkan pada email lamaran kerja, biasanya email ditujukan pada pihak HRD (Human Resource dan Development) dari perusahaan yang kamu lamar.
Jika kamu membuat email biasa, isi email juga bebas atau bisa apa saja. Kamu bisa mencurahkan isi hati (curhat), cerita pengalaman, atau bahkan hanya sekedar berbagi kabar. Semua bisa kamu lakukan layaknya menulis surat.
Adapun pada email lamaran kerja, yang menjadi isi adalah pengantar yang menerangkan secara singkat tentang data diri, profesi yang diinginkan dan alasan kamu ingin melamar pekerjaan tersebut. Jadi, bahasanya pun lebih formal.
Selanjutnya, pada email pribadi, kamu bisa melampirkan apa saja seperti foto, video atau lainnya. Sedangkan jika kamu membuat email lamaran kerja, maka yang menjadi lampiran adalah Surat Pengantar, Curriculum Vitae, portofolio pekerjaan dan lain sebagainya.
Format Penulisan Email
Baik itu email pribadi maupun email lamaran kerja, keduanya memiliki format yang hampir sama. Ketika kamu ingin membuat email apapun, maka formatnya secara umum adalah seperti berikut ini:
- Nama Penerima
- Subjek (Judul email)
- Sapaan
- Body (isi email)
- Penutup
- Signature (Nama jelas dan Tanda tangan)
Lalu, bagaimana cara menuliskan atau membuat email lamaran kerja yang benar? Lanjutkan membaca ya.
.jpg?1680616805856)
Cara Membuat Email Lamaran Kerja
Nah, buat kamu yang ingin membuat email lamaran kerja, bisa simak beberapa tips berikut ini. Oh iya, di akhir artikel juga ada beberapa contoh email lamaran kerja yang bisa dijadikan referensi.
1. Siapkan Semua Berkas Lamaran Kerja
Sebelum membuat email lamaran kerja, kamu harus menyiapkan semua berkas lamaran kerja yang dibutuhkan. Semua berkas ini harus sesuai dengan apa yang diminta oleh perusahaan atau yang tercantum pada iklan lowongan kerja yang kamu baca.
Beberapa berkas yang biasanya diminta perusahaan adalah seperti:
- CV terbaru
- portofolio sesuai bidang kerja yang ingin kamu lamar
- surat lamaran kerja (cover letter)
- KTP
- pas foto terbaru
- transkrip nilai
- dokumen pendukung lainnya seperti sertifikat, penghargaan dan lain sebagainya
Biasanya, perusahaan akan meminta semua berkas tersebut dijadikan satu file dalam bentuk PDF (Portable Document Format). Dengan demikian, ketika kamu akan mengirim email lamaran kerja, tinggal unggah saja file PDF yang berisi berkas-berkas tersebut.
2. Bahasa Harus Sopan dan Formal
Tips atau cara kedua dalam membuat email lamaran kerja adalah dengan menggunakan bahasa formal dan sopan. Bahasa sopan dan formal dibutuhkan baik saat kamu membuat surat lamaran (cover letter) maupun body atau isi email.
Sebaiknya, kamu juga menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Dengan demikian, HRD akan mudah memahami isi dan pesan dari email lamaran kerja yang kamu kirimkan.
Selain bahasa yang baku, pastikan juga tidak ada penulisan kata yang salah ketik atau typo. Jika kamu bisa menulis dengan bahasa baku yang baik dan benar tanpa ada typo, maka hal tersebut adalah cerminan dari diri kamu yang profesional dan layak dipilih oleh HRD.
Begitu juga saat kamu menulisnya dalam bahasa Inggris, maka pastikan semua kalimat sudah sesuai dengan kaidah bahasa Inggris atau grammar. Ini akan menjadi nilai tambah saat HRD membaca email kamu.
3. Tulis Subjek Lamaran Kerja dengan Jelas
Biasanya, perusahaan yang memasang iklan lowongan kerja akan mencantumkan subjek yang harus ditulis oleh pelamar ketika mengirimkan lamaran kerja via email. Misalnya (nama)_(posisi yang dilamar), seperti Syamsul Arifin_Content Writer. Bisa juga sebaliknya (posisi yang dilamar)_(nama), seperti Content Writer_Syamsul Arifin.
Subjek ini penting karena yang mengirim email lamaran kerja tidak hanya kamu. Oleh sebab itu, HRD akan memfilter email yang masuk berdasarkan subjek. Jika subjek kamu tidak jelas atau tidak mengikuti aturan dari iklan lowongan kerja, maka email kamu tidak akan terbaca oleh HRD.
4. Body atau Isi Email Sesuai Iklan Lowongan Kerja
Berikutnya adalah menulis body email. Body email harus berisi sesuai dengan apa yang ada di iklan lowongan kerja. Jika iklan tersebut mencari seorang content writer misalnya, maka di body email juga harus menceritakan kemampuan kamu sebagai content writer.
Beberapa hal yang ada di body email biasanya adalah seperti perkenalan diri, posisi yang dilamar, kualifikasi atau kemampuan kamu yang sesuai iklan lowongan kerja hingga pengalaman atau hal pendukung lainnya. Selanjutnya, ada juga ucapan terima kasih dan diakhiri dengan nama, nomor kontak atau tanda tangan dan nama jelas.
.jpg?1680616849259)
5. Lampirkan Dokumen
Jika di awal kamu sudah menyiapkan semua berkas dalam bentuk PDF (Portable Document Format), maka sekarang saatnya kamu mengunggah atau melampirkannya. Dokumen sangat penting, sehingga kamu harus memastikan melampirkannya secara lengkap sesuai persyaratan pada iklan lowongan kerja.
Tanpa ada lampiran dokumen, HRD akan kesulitan untuk menilai kemampuan kamu. Sehingga, jika kamu tidak melampirkan dokumen, maka otomatis akan ditolak oleh HRD atau perusahaan.
Nah, sebaiknya kamu beri nama dokumen tersebut dengan nama kamu dan tahun. Misalnya, kamu bisa memberi nama dokumen tersebut dengan CV_(nama kamu)_tahun, seperti CV_Syamsul Arifin_2023. Itu untuk file CV. Sedangkan untuk portofolio, kamu bisa memberinya nama Portofolio_Syamsul Arifin_2023.
6. Ukuran Lampiran Jangan Terlalu Besar
Sebagai saran, ketika kamu ingin mengunggah lampiran (attachment), ukuran file tersebut tidak lebih dari 2 MB. Jika file kamu terlalu besar, maka kamu bisa melakukan kompresi untuk mengecilkan ukuran file tersebut.
Tapi, jangan sampai menggunakan format seperti ZIP atau RAR. Sebab, ini akan menyulitkan HRD, karena membutuhkan waktu untuk membuka kedua jenis file tersebut. Selain itu, ketika HRD mengunduhnya, file tersebut tidak bisa langsung dibuka.
7. Gunakan Nama Email Formal atau Profesional
Hal yang sering dilupakan atau disepelekan para pencari kerja ketika ingin membuat email lamaran kerja adalah tidak memperhatikan nama email. Nama email harus terlihat profesional. Misalnya dengan menggunakan nama asli kamu.
Pemilihan nama email yang profesional akan membuat pihak HRD yakin bahwa email yang kamu kirim bukan spam atau bot. Selain itu, sebagai rekomendasi, gunakan alamat email dengan gmail.com dari Google.
8. Perhatikan Jam Kirim Email
Mengirim email lamaran kerja sebaiknya dilakukan saat jam kerja. Jika kamu mengirim di luar jam kerja, maka besar kemungkinan email kamu akan tertumpuk dengan email lainnya.
Pihak HRD pun bisa langsung melihat dan membaca email kamu yang dikirim pada saat jam kerja. Bahkan, bukan tidak mungkin jika HRD pun langsung mengunduh lampiran yang kamu sematkan pada email.
Contoh Email Lamaran Kerja
Berikut ini beberapa contoh email lamaran kerja yang bisa kamu tiru. Kamu bisa memilih salah satu format berikut ini:
Baca Juga : Membiasakan Hidup Sehat dengan Diet
Penutup
Membuat email pribadi atau lamaran kerja seharusnya hal yang mudah jika kamu mengikuti cara di atas. Tapi, bagaimana dengan membuat email marketing? Tentu, ini adalah hal lain lagi yang bisa kamu pelajari caranya.
Email marketing membutuhkan keterampilan khusus sehingga pesan di dalam email mampu menarik pembacanya. Nah, kamu bisa belajar membuat email marketing di GAMELAB.ID dengan mengikuti Kelas Industri.
Kelas Industri adalah kelas khusus untuk SMK yang mengikuti program SMK Binaan GAMELAB.ID. Sedangkan jika kamu bukan anak SMK atau sekolah kamu tidak mengikuti program SMK Binaan, kamu masih bisa mengikuti Kelas Bisnis dengan berbagai materi pilihan tentang digital marketing. Yuk, segera daftar sekarang.
Sumber contoh email lamaran kerja: kompas.com