Dalam setiap perusahaan, staff administrasi memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional dan efisiensi keseluruhan. Meskipun mungkin terlihat sebagai pekerjaan yang sederhana, staff administrasi memiliki tanggung jawab yang luas dan beragam yang memengaruhi berbagai aspek perusahaan.
Apa Itu Staff Administrasi?
Staff administrasi adalah individu atau kelompok orang yang bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif dalam suatu organisasi atau perusahaan. Staff administrasi memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional dan efisiensi keseluruhan perusahaan dengan melakukan beberapa hal.
Misalnya seperti mengelola berbagai aspek administratif yang meliputi pengaturan dokumen, pengolahan data, komunikasi internal dan eksternal. Bahkan jika bekerja sebagai staff administrasi, kamu juga akan melakukan pekerjaan dan pemeliharaan sistem administrasi.
Staff administrasi berperan sebagai penghubung antara departemen yang berbeda di dalam organisasi. Sehingga kamu dapat menjadi sumber informasi dan penyalur komunikasi antara manajemen, karyawan dan pihak eksternal seperti klien, pemasok atau mitra bisnis.
Di sini, sebagai staff administrasi kamu juga dapat membantu menjawab pertanyaan atau permintaan dari pihak-pihak terkait. Bahkan, kamu akan memiliki tugas untuk memastikan alur komunikasi yang efektif di seluruh perusahaan.
Keahlian teknis dalam penggunaan perangkat lunak dan teknologi administrasi juga menjadi bagian penting dari peran staff administrasi. Kamu harus memiliki pemahaman yang baik tentang aplikasi komputer seperti pengolah data, spreadsheet, database dan perangkat lunak administrasi khusus lainnya yang digunakan dalam perusahaan.
Apa Saja Tugas Staff Administrasi?
Tugas dan tanggung jawab staff administrasi dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan lingkungan kerja tertentu. Berikut ini adalah beberapa tugas dan tanggung jawab umum yang sering diemban oleh staff administrasi:
1. Pengelolaan Dokumen
Pengelolaan dokumen merupakan bagian penting dari tugas seorang staff administrasi. Sebagai seorang staff administrasi, kamu bertanggung jawab dalam mengatur dan mengelola berbagai jenis dokumen perusahaan, termasuk surat-menyurat, kontrak, dokumen kepegawaian dan dokumen penting lainnya.
Tugas ini meliputi proses pengarsipan, di mana dokumen-dokumen tersebut ditempatkan dalam sistem yang terorganisir. Dengan demikian, dokumen tersebut dapat dengan mudah diakses dan ditemukan saat diperlukan.
Selain itu, sebagai staff administrasi, kamu juga bertanggung jawab dalam pemeliharaan dokumen, memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut tetap terjaga dengan baik dan tidak rusak. Kamu juga melakukan pembaruan dokumen sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti pembaruan data karyawan atau perubahan dalam perjanjian kontrak.
2. Pengolahan Data
Pengolahan data merupakan salah satu tanggung jawab penting dari staff administrasi. Di sini, kamu bertugas memproses data perusahaan, termasuk melakukan entri data, memelihara basis data dan menyusun laporan menggunakan perangkat lunak seperti spreadsheet atau database.
Selain itu, kamu juga bertanggung jawab dalam memastikan keakuratan data yang diproses. Tentunya, sebagai staff administrasi kamu memiliki tanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan informasi yang terkait dengan data tersebut.
Kamu juga memiliki tugas untuk menjaga integritas serta keamanan data perusahaan. Dengan demikian, kamu akan memberikan kontribusi dalam menyediakan informasi yang diperlukan oleh perusahaan untuk pengambilan keputusan yang tepat.
3. Komunikasi dan Koordinasi
Komunikasi dan koordinasi merupakan aspek penting dari peran staff administrasi. Kamu bertugas untuk menjaga komunikasi yang lancar antara departemen atau tim dalam perusahaan.
Tugas ini meliputi pengelolaan jadwal pertemuan, baik internal maupun eksternal, serta pengiriman dan penjawaban surat atau email. Selain itu, staff administrasi juga berperan dalam memberikan informasi yang diperlukan kepada pihak internal dan eksternal perusahaan.
Dengan menjalankan tugas ini dengan baik, kamu akan memberikan data secara tepat waktu dan relevan kepada pihak yang berkepentingan serta memfasilitasi kerja sama yang efektif antara departemen atau tim. Kamu juga perlu menjaga kelancaran operasional perusahaan secara keseluruhan.
.jpg?1685416179786)
4. Administrasi Keuangan
Staff administrasi membantu dalam tugas-tugas administratif yang terkait dengan keuangan perusahaan. Di sini, kamu bertugas untuk memproses tagihan, melakukan pembayaran dan melaporkan keuangan yang mendasar.
Selain itu, mereka juga dapat berkoordinasi dengan departemen keuangan untuk memastikan pengelolaan keuangan yang efisien dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Tentu saja, kamu perlu memiliki soft skill berupa ketelitian dan kejelian.
5. Penyambutan Tamu
Staff administrasi memiliki peran dalam menyambut dan membantu tamu atau pengunjung perusahaan dengan sikap ramah dan profesional. Tugas kamu mencakup menerima tamu, mengarahkan mereka ke tempat yang tepat dan memberikan informasi yang diperlukan.
Dengan memberikan pelayanan yang baik kepada tamu, staff administrasi dapat menciptakan pengalaman positif dan menyenangkan saat berinteraksi dengan staff perusahaan.
6. Pengaturan Jadwal
Staff administrasi bertanggung jawab untuk mengelola jadwal rapat, janji atau perjalanan bisnis untuk tim atau individu di perusahaan. Kamu juga bertugas untuk menjaga agar jadwal tersebut diatur dengan baik dan tidak bertentangan, sehingga memastikan kelancaran pelaksanaan kegiatan dan pertemuan di dalam perusahaan.
Dengan kemampuan mengatur jadwal dengan efektif, staff administrasi membantu memastikan efisiensi dan produktivitas dalam menjalankan tugas-tugas perusahaan.
7. Penyediaan Perlengkapan Kantor
Staff administrasi memiliki tanggung jawab untuk memastikan ketersediaan perlengkapan kantor yang diperlukan dalam operasional perusahaan. Kamu perlu mengurus alat tulis, perangkat komputer dan peralatan lainnya agar selalu tersedia dan berfungsi dengan baik.
Dengan menyediakan perlengkapan kantor yang memadai, staff administrasi membantu memastikan bahwa setiap anggota perusahaan memiliki alat yang diperlukan untuk menjalankan tugas mereka secara efisien.
8. Pengelolaan Inventaris
Staff administrasi bertanggung jawab dalam pengelolaan inventaris perusahaan. Tugas kamu termasuk mencatat dan memastikan ketersediaan stok barang, mengurus pengadaan dan melakukan pemeliharaan peralatan atau perangkat yang digunakan dalam kegiatan operasional.
Melalui manajemen inventaris yang baik, kamu dapat membantu menjaga kelancaran proses operasional perusahaan dan memastikan ketersediaan barang yang diperlukan.
9. Penanganan Panggilan Telepon
Staff administrasi memiliki peran dalam mengelola panggilan telepon yang masuk dan keluar perusahaan. Tugas kamu di sini meliputi meneruskan panggilan ke pihak yang tepat, memberikan informasi dasar kepada penelepon dan menjaga komunikasi yang efektif melalui telepon.
Dengan penanganan panggilan telepon yang baik, kamu dapat membantu membangun hubungan yang baik dengan pihak eksternal dan memastikan bahwa komunikasi melalui telepon berjalan dengan lancar.
10. Mendukung Proyek Khusus
Staff administrasi juga siap membantu dalam proyek-proyek khusus atau tugas tambahan yang ditugaskan oleh manajemen atau atasan. Kamu akan memberikan dukungan administratif yang diperlukan, seperti pengumpulan data, penyusunan laporan atau koordinasi dengan pihak terkait.
Dengan keterampilan administratif yang luas, kamu dapat memberikan kontribusi yang berharga dalam menyelesaikan proyek-proyek khusus dan mencapai tujuan perusahaan.
Tugas dan tanggung jawab staff administrasi dapat bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan, industri dan peran spesifik yang diemban oleh individu atau tim tersebut.
.jpg?1685416377314)
Skills Apa Saja yang Dibutuhkan Staff Administrasi?
Untuk menjadi seorang staff administrasi yang efektif, terdapat beberapa keterampilan yang dibutuhkan. Berikut adalah beberapa keterampilan yang penting dalam peran tersebut:
1. Kemampuan Komunikasi
Kemampuan komunikasi yang baik diperlukan dalam berinteraksi dengan anggota tim, tamu atau pihak eksternal. Ini meliputi kemampuan menyampaikan informasi dengan jelas dan efektif secara lisan maupun tulisan, serta kemampuan mendengarkan dengan baik.
2. Keterampilan Organisasi
Keterampilan organisasi yang kuat diperlukan dalam mengatur jadwal, mengelola dokumen, dan menjaga keteraturan dalam pekerjaan sehari-hari. Ini termasuk kemampuan dalam mengatur prioritas, menjaga keakuratan dan ketepatan waktu, serta kemampuan dalam pengarsipan dan pemeliharaan dokumen.
3. Keterampilan Teknologi
Dalam era digital saat ini, keterampilan teknologi menjadi penting untuk staff administrasi. Kemampuan menggunakan perangkat lunak perkantoran, seperti pengolah data, spreadsheet atau program pengelolaan basis data, akan sangat membantu dalam tugas-tugas administratif sehari-hari.
Selain itu, pengetahuan tentang sistem komunikasi dan kolaborasi online juga penting untuk memfasilitasi kerja tim dan komunikasi yang efisien.
4. Ketelitian dan Keakuratan
Staff administrasi harus memiliki ketelitian yang tinggi dalam menjalankan tugas-tugas administratif. Mereka harus memeriksa dan memastikan keakuratan data, menghindari kesalahan dalam pengolahan dokumen, serta menjaga kualitas dalam semua tugas yang dilakukan.
Kesalahan kecil dapat memiliki dampak yang besar dalam pekerjaan administrasi. Oleh karena itu ketelitian menjadi kualitas yang penting.
5. Kerjasama Tim
Keterampilan dalam bekerja secara kolaboratif dengan anggota tim lainnya sangat diperlukan. Staff administrasi seringkali harus berkoordinasi dengan berbagai departemen dan berinteraksi dengan berbagai pihak.
Kemampuan untuk bekerja sama, berbagi informasi, dan mendukung tujuan bersama merupakan keterampilan yang sangat berharga dalam peran ini.
6. Keterampilan Multitasking
Kemampuan dalam menjalankan beberapa tugas sekaligus dan berpindah antara berbagai tugas dengan efisien merupakan keterampilan penting untuk staff administrasi.
Dalam lingkungan kerja yang sering kali dinamis, keterampilan multitasking membantu staff administrasi untuk tetap terorganisir dan menjaga produktivitas dalam menangani berbagai tugas sehari-hari.
7. Etika Profesional
Etika profesional yang baik sangat penting dalam peran staff administrasi. Mereka harus menjaga kerahasiaan informasi yang bersifat rahasia, memiliki integritas dalam melakukan tugas-tugas administratif, serta menghormati dan menghargai semua pihak yang mereka layani.
Mengembangkan dan meningkatkan keterampilan-keterampilan ini akan membantu seseorang untuk menjadi staff administrasi yang sukses dan efektif dalam menjalankan tugas-tugas administratif dalam berbagai lingkungan kerja.
.jpg?1685416388630)
Berapa Kisaran Gaji Seorang Staff Administrasi?
Gaji seorang staff administrasi dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor, seperti lokasi geografis, ukuran perusahaan, tingkat pengalaman dan tingkat pendidikan. Namun, untuk memberikan gambaran umum, berikut adalah kisaran gaji yang mungkin diterima oleh seorang staff administrasi:
- Pada tingkat awal atau pemula, gaji seorang staff administrasi biasanya berkisar antara Rp3.000.000 hingga Rp6.000.000 per bulan di Indonesia. Ini mungkin berlaku untuk posisi entry-level atau bagi mereka yang baru saja memulai karir sebagai staff administrasi.
- Seiring dengan pengalaman yang bertambah dan keterampilan yang dikembangkan, gaji seorang staff administrasi dapat meningkat. Di tingkat menengah, gaji dapat berkisar antara Rp6.000.000 hingga Rp10.000.000 per bulan.
- Pada tingkat senior atau dengan pengalaman yang luas, gaji seorang staff administrasi dapat mencapai kisaran Rp10.000.000 atau lebih per bulan, tergantung pada faktor-faktor seperti tanggung jawab yang ditangani dan peran manajerial yang mungkin diemban.
Pastinya, kisaran gaji ini bersifat umum dan bisa berbeda tergantung dari besaran UMR (Upah Minimum Regional) daerah hingga kebijakan perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk melakukan riset lebih lanjut dan melihat informasi gaji yang spesifik untuk wilayah atau perusahaan tertentu untuk mendapatkan perkiraan yang lebih akurat.
Baca Juga : SMK Delta Presiden Kunjungan Industri ke GAMELAB untuk Mendapatkan Materi yang Relevan Industri
Penutup
Sebagai staff administrasi, kamu perlu memiliki keterampilan yang kuat dalam mengelola tugas-tugas administratif seperti di atas. Dengan mengembangkan keterampilan administratif, peluang kamu untuk bekerja di perusahaan favorit dan bergaji besar pun sangat besar.
Untuk meningkatkan keterampilan di bidang administrasi, kamu bisa mengikuti pelatihan di GAMELAB.ID. Salah satunya adalah dengan mengikuti kelas Menguasai Google Docs dan Sheets Untuk Menjadi Tenaga Perkantoran Umum.
Skills di kelas ini akan membantu kamu dalam membuat laporan dan mengolah data. Dengan demikian, kamu akan memiliki kemampuan mengolah data secara digital. Selain itu, kompetensi kamu juga akan meningkat.
Agar lebih hemat, kamu dapat memanfaatkan promo Shopee 6.6 untuk membeli kelas ini. Sehingga, kamu tidak perlu mengeluarkan biaya lebih banyak. Yuk, segera beli pelatihan ini dengan memanfaatkan promo Shopee 6.6. Info lengkapnya, kamu bisa tanyakan ke Tim GAMELAB.ID di sini.