Dalam sebuah perusahaan tentunya seringkali mengadakan pertemuan untuk membahas mengenai segala aspek yang terjadi dan harus didiskusikan bersama. Hal ini disebut sebagai rapat, pertemuan, atau meeting. Minutes of Meeting (MoM) menjadi sangat penting untuk merekam seluruh poin yang dibahas ketika meeting.
Pengertian
Minutes of Meeting (MoM) merupakan sebuah catatan atau dokumen penting yang berisikan topik apa yang dibahas, ide-ide yang diusulkan, permasalahan yang ingin dicari solusinya bersama, hasil diskusi, kesimpulan, dan juga keputusan yang diambil. MoM juga sering disebut sebagai notulen.
Menulis MoM memanglah hal yang tidak mudah, sebab orang harus memiliki ketelitian dan memperhatikan setiap detail. Jika tidak begitu, MoM tidak akan berfungsi dengan baik, bahkan meeting yang dilakukan akan menjadi tidak efektif. Mungkin akan menjadi tantangan tersendiri bagi kamu yang belum berpengalam membuat MoM.
Fungsi dari MoM sendiri adalah sebagai pengingat untuk seluruh peserta meeting mengenai apa saja yang di bahas, bagaimana hasilnya, dan apa yang harus dilakukan setelah meeting. Selain itu, MoM juga bisa berfungsi sebagai dokumen laporan perusahaan yang disusun mulai dari sebelum dimulai meeting, saat meeting berlangsung dan seusai meeting.
Baca Juga : Mau Bisnis Laku? Analisis SWOT Dulu, Baru Deh Buka Gerai!
Cara Membuat Minutes of Meeting
Kita tidak akan pernah tahu apa yang terjadi satu jam kedepan, satu minggu kedepan, termasuk apa yang akan terjadi ketika meeting. Oleh karena itu, well prepare adalah cara paling tepat supaya kita siap menghadapi apapun yang akan terjadi setelahnya. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa kamu ikuti dalam membuat sebuah minutes of meeting.
1. Sebelum meeting dimulai
Tahapan awal ini yang harus kamu persiapkan adalah menentukan alat apa yang akan kamu gunakan untuk membuat MoM. Misal menggunakan laptop, tablet, handphone, atau sekedar selembar kertas dan pulpen. Pastikan alat yang kamu gunakan berfungsi dengan baik dan sediakanlah alternatif jikalau ternyata terjadi kendala ditengah proses meeting berlangsung.
Setelah menentukan alatnya, tentukanlah format MoM yang ingin kamu gunakan supaya mempermudah penulisan saat meeting nanti. Secara umum, format MoM berisikan:
- Nama perusahaan,
- Waktu dan tempat meeting berlangsung,
- Topik yang akan dibahas,
- Tujuan diadakan meeting,
- Jenis meeting,
- Siapa saja yang hadir beserta pemimpinnya,
- Daftar absen,
- Poin-poin penting yang dibahas,
- Keputusan apa yang disepakati,
- Rencana yang akan dilakukan,
- Hasil voting termasuk pertanyaan-pertanyaan beserta jawabannya,
- Kapan pertemuan selanjutnya dilakukan, dan
- Apa saja catatan tambahan yang penting.
Format diatas tidak harus sama, dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.
2. Ketika meeting berlangsung
Seperti yang sudah dipersiapkan tadi, lakukanlah absen terlebih dahulu. Catat siapa saja yang hadir atau berikan form absen ke seluruh anggota meeting. Selama proses meeting, pembuat MoM harus fokus dengan pembahasan dan mencatat setiap poin penting yang dibicarakan. Baik itu merupakan penyampaian gagasan maupun pertanyaan-pertanyaan sekaligus mencatat nama yang menyampaikannya.
Menurut website ThroughtCo, dalam menulis sebuah catatan sebaiknya dibuat singkat, padat, dan berisi ringkasan yang saling berhubungan antar paragrafnya. Penulis MoM hanya perlu mencatat seluruh pembicaraan dan tidak perlu menuliskan kalimat hasil opini sendiri. Bila perlu, lakukan perekaman supaya hasil MoM lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Jangan lupa untuk membacakannya terlebih dahulu sebelum meeting berakhir. Hal ini dilakukan sebagai mengkonfirmasi, menyampaikan dan memastikan kebenaran kepada seluruh anggota meeting mengenai setiap poin yang telah ditulis supaya tidak terjadi salah presepsi nantinya.
3. Setelah meeting selesai
Rapikanlah sesegera mungkin MoM yang telah dibuat, supaya dapat dibaca dengan baik oleh orang lain. Setelah itu usahakan untuk mengirimkannya kepada seluruh anggota meeting baik melalui email, hardfile, chat group, atau media lain sesuai preverensi. Hal ini dilakukan supaya seluruh anggota meeting bisa mengingat, mempelajari dan menerapkannya dalam pekerjaan masing-masing.
Nah, itu dia pengertian dan panduan membuat Minutes of Meeting (MoM). Sekarang kamu tak takut lagi jika diperintahkan oleh atasanmu untuk membuat Minutes of Meeting/MoM/Notulen, kan? Jangan lupa untuk terus berlatih supaya kemampuan dan ketelitianmu makin terasah, ya.