Pernahkah kamu menggunakan alat untuk manajemen proyek? Saat menjalankan sebuah proyek, akan lebih mudah jika kamu mengatur proyek-proyek yang akan dilakukan, sedang berjalan, dan selesai dijalankan.
Proyek semacam ini salah satunya bisa diatur menggunakan platform manajemen proyek, Trello. Pemanfaatan Trello sudah banyak digunakan, termasuk oleh profesional dari Indonesia. Memangnya, apa itu Trello? Berikut penjelasannya.
Apa Itu Trello?
Trello adalah alat kolaborasi yang mengatur proyek/tugas ke dalam sebuah papan digital, yang bisa dibawa kemanapun dengan praktis melalui ponsel pintar atau lewat browser. Trello dirancang dengan filosofi manajemen kerja yang mengedepankan visualisasi dan kolaborasi.
Dalam situs resminya, dipaparkan bahwa Trello adalah manajemen kerja visual yang memberdayakan tim untuk membuat ide, merencanakan, mengelola, dan merayakan pekerjaan mereka bersama dengan cara yang kolaboratif, produktif, dan terorganisir.
Alat ini memungkinkan pengguna membuat daftar tugas atau pekerjaan yang kemudian diwakili oleh kartu yang dapat ditempatkan dalam berbagai daftar atau kolom yang mencerminkan tahap atau status proyek.
Trello digambarkan bak sebuah papan tulis yang berisi daftar catatan yang ditempel, yang mana setiap catatan tertulis tugas untuk sebuah tim. Pada catatan itu dapat dilampirkan foto maupun sumber data lain. Kamu dan rekan satu tim juga bisa saling mengomentari pekerjaan, memberikan review, dan melakukan kolaborasi tugas lainnya.
Dengan kata lain, Trello bisa memberi tahu pengguna mengenai apa yang sedang dikerjakan, siapa yang mengerjakan apa, dan di mana tahapan suatu proyek yang berjalan. Trello sendiri memberikan akses yang mudah karena tidak hanya bisa dijalankan melalui browser, namun juga dapat diunduh sebagai aplikasi melalui ponsel pintar.
Fungsi Utama Trello
Dalam manajemen kerja atau manajemen proyek, Trello memiliki beberapa fungsi utama, yakni sebagai berikut.
- Visualisasi Tugas: Trello memanfaatkan tampilan kanban (alat instruksi kerja) untuk mengubah tugas abstrak menjadi elemen visual yang mudah dimengerti. Setiap kartu mewakili tugas atau pekerjaan tertentu, sementara kolom menggambarkan status atau tahap proyek.
- Kolaborasi Tim: Dalam lingkungan kerja tim, Trello memungkinkan kolaborasi yang efisien. Anggota tim dapat berbagi papan, mengakses informasi, dan berkomunikasi melalui komentar pada kartu (cards). Hal ini memungkinkan koordinasi yang lebih baik.
- Pelacakan Kemajuan: Dengan menggeser kartu dari satu kolom ke kolom lainnya, kamu bisa dengan mudah melacak perkembangan tugas. Ini membantu memastikan bahwa tidak ada tugas yang terlupakan atau terhambat.
- Prioritas dan Penjadwalan: Trello memungkinkan memberikan label prioritas pada kartu untuk mengatur kartu dalam urutan tertentu, membantu kamu mengenali tugas yang paling penting dan merencanakan jadwal kerja.
Fitur Dasar Trello
Berikut merupakan fitur-fitur dasar Trello yang wajib diketahui sebelum menggunakannya.
1. Board
Board atau papan, merupakan tempat untuk melacak informasi mengenai manajemen proyek. Papan ini biasa digunakan untuk proyek besar, proyek tim, dan mengatur alur kerja.
Sederhananya, papan Trello digunakan sebagai tempat untuk mengatur tugas, semua detail kecil, serta untuk melakukan kolaborasi dengan tim. Berikut merupakan visualisasi dari Board Trello.
2. List
List atau daftar, berfungsi untuk menyimpan kartu, tugas, dan potongan informasi tertentu yang tahap kemajuannya bisa diatur. List digunakan untuk membuat alur kerja, merupakan tempat cards dipindahkan dari tiap proses ke proses lain, atau sekedar berfungsi sebagai tempat untuk melacak ide dan informasi dalam manajemen kerja.
Kamu bisa menambahkan berapa pun list ke boards Trello dan menamainya sesuka hatimu. Biasanya, list akan dinamai berdasarkan tahapan-tahapan proyek yang sedang berjalan. Misalnya "To Do", "On Going", "Review", "Done", dan lain-lain.
3. Card
Card atau kartu, merupakan unit papan terkecil, tetapi juga memuat informasi paling detail. Card dapat ditulis berdasarkan apa yang pelu diselesaikan. Untuk menggunakannya, kamu cukup memilih "Tambahkan kartu" di bagian bawah List.
Card ini bisa disesuaikan untuk menampung segala bentuk informasi, kamu juga bisa menyeret dan melepas kartu tersebut untuk dipindahkan ke daftar/list lain berdasarkan dengan kemajuan proyek yang sedang berjalan.
4. Board Menu
Board menu atau menu papan dalam Trello merupakan pusat kendali misi dalam manajemen proyek yang kamu lakukan. Pada Menu, kamu bisa mengelola izin papan para anggota, melakukan kontrol, melakukan pengaturan, mencari cards, hingga membuat otomatisasi. Sleuruh aktivitas tim juga bisa dipantau pada board menu.
Baca Juga : Membongkar Manfaat: Memahami Tujuan Trello dalam Manajemen Proyek
Penutup
Memanfaatkan Trello sebagai alat manajemen proyek akan meningkatkan efektivitas dalam melakukan pekerjaan. Dengan kemampuannya untuk membantu merencanakan, melacak, dan mengatur tugas dalam bentuk yang mudah dipahami, Trello mendorong produktivitas dan efisiensi dalam manajemen kerja sehari-hari, serta dapat diadaptasi sesuai dengan kebutuhan setiap pengguna dan tim.
Jika kamu ingin menjadi Manajer Layanan dan Administrasi Bisnis, menggunakan Trello akan memudahkanmu dalam mengatur sebuah proyek. Tentu saja, kamu bisa mempelajari CARA kerja Trello dengan mengikuti kelas prakerja "Menggunakan Trello untuk Manajemen Proyek" di GAMELAB.ID.
Jadi lah ahli dalam mengorganisir proyek menggunakan Trello. Tunggu apa lagi, yuk daftar kelasnya. Silahkan hubungi link ini jika ada yang ingin ditanyakan ya.
Referensi foto: https://trello.com/guide/trello-101